Smartway: обзор сервиса организации командировок

Обзор сервиса

Smartway — онлайн‑сервис для организации командировок и деловых поездок. По описанию на официальном сайте, платформа позволяет оформлять авиа‑ и ж/д билеты, гостиницы, трансферы, такси, страхование, визовую поддержку и сопутствующие услуги в одном окне; доступна мобильная версия и интеграции с учетными системами. В исходном описании отмечено отсутствие сервисных сборов при бронированиях, полностью онлайн‑процесс и круглосуточная поддержка.

Сервис позиционируется как инструмент для автоматизации полного цикла командирования: от заявки и согласования до формирования закрывающих документов и аналитики расходов. На сайте приводятся ключевые показатели: свыше 7 600 клиентов, более 520 000 бронирований билетов и отелей ежемесячно, каталог из 3 млн+ отелей и высокий индекс удовлетворенности пользователей (98,7%).

Для чего необходим сервис

• Централизовать бронирования авиабилетов, ж/д, отелей и сопутствующих услуг;
• Организовать согласование поездок в рамках корпоративной тревел‑политики;
• Автоматизировать формирование авансовых и закрывающих документов;
• Контролировать и оптимизировать расходы на командировки с помощью аналитики;
• Интегрировать данные о командировках с «1С» и другими корпоративными системами;
• Обеспечивать круглосуточную поддержку сотрудников в разное время и часовые пояса;
• Проводить аудит командировок и планирование MICE‑мероприятий.

Кому подходит

• Организаторам командировок и travel‑менеджерам;
• Руководителям и финансовым службам, контролирующим бюджет поездок;
• Бухгалтерии для ускорения учета расходов и оформления документов;
• HR‑менеджерам для ведения служебных заданий и приказов;
• Среднему и крупному бизнесу с регулярными командировками;
• Компании, использующим «1С» и желающим интегрировать учет поездок;
• Организаторам MICE и групповых заездов.

Личный кабинет и интерфейс

По информации на сайте, в личном кабинете можно создавать поездки за несколько кликов, контролировать статусы заявок, согласовывать и оплачивать услуги, получать уведомления и обращаться в службу поддержки 24/7. Закрывающие документы формируются автоматически, предусмотрена бесшовная интеграция с «1С:Бухгалтерией», «1С:ERP» и «1С:ЗУП», а также открытый API для интеграции с внутренними системами.

Преимущества

• Единая платформа для всех элементов командировки (билеты, отели, трансферы, страхование, визы, MICE);
• Отсутствие сервисных сборов при бронировании (по заявлению источника);
• Интеграция с «1С» и поддержка ЭДО для ускорения бухгалтерского учета;
• Круглосуточная служба поддержки с распределением по часовым поясам;
• Встроенные инструменты контроля бюджета и аналитики расходов;
• Наличие мобильного приложения для управления поездками на ходу;
• Возможность бесплатного тестирования и консультации по командировкам.

Недостатки и ограничения

• Необходима проверка совместимости интеграции с конкретной версией «1С» в вашей ИТ‑ландшафте;
• Условия тарификации и возможные комиссии за дополнительные услуги следует уточнять отдельно — на сайте указаны тарифы, но не все детали ценообразования;
• Покрытие сервиса и доступность локальных поставщиков в отдельных регионах/странах требуют подтверждения при внедрении;
• Объем и сроки внедрения, обучение пользователей и поддержка при миграции данных зависят от внутренних процессов компании;
• Не все специфические корпоративные процессы согласования могут быть реализованы без доработки интеграций или настроек.